اعلان توظيف سكرتارية تنفيذية للعمل لدى شركة فينيكس

فينيكس هي شركة تنفيذية متخصصة في تقديم حلول متكاملة للمنظمات الإنسانية والجهات الدولية العاملة في قطاع غزة، حيث نعمل على تنفيذ المشاريع من البداية حتى التسليم النهائي، مرورًا باللوجستيات، التوريد، التخزين، والتوزيع، مع ضمان أعلى درجات الكفاءة، الشفافية، وجودة التنفيذ.

الهدف الوظيفي:

تقديم دعم إداري وتنظيمي عالي المستوى للإدارة، وضمان سير العمل المكتبي بكفاءة ودقة، وتنظيم المراسلات والاجتماعات بما يعكس صورة احترافية عن الشركة.

المهام والمسؤوليات

تنظيم وإدارة المراسلات الواردة والصادرة، وضمان متابعتها بشكل دقيق وفي الوقت المناسب.
إعداد وصياغة الرسائل الرسمية، البريد الإلكتروني، والخطابات بأسلوب مهني وواضح.
تنظيم مواعيد الاجتماعات والتنسيق لها، بما يشمل إعداد الأجندات، وتوثيق المخرجات، ومتابعة التنفيذ.
إدارة الملفات والسجلات بشكل منظم يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات.
التنسيق الداخلي بين الأقسام المختلفة لضمان انسيابية العمل وسرعة الاستجابة.
استقبال الضيوف والزوار والتعامل معهم بأسلوب مهني يعكس صورة الشركة.
متابعة المهام اليومية للإدارة وتذكيرها بالمواعيد والالتزامات.
المساهمة في إعداد التقارير والعروض التقديمية عند الحاجة.
الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات المتعلقة بالعمل.
دعم العمليات الإدارية المختلفة حسب الحاجة.

متطلبات الوظيفة